Inleiding
De snelheid van verandering bij organisaties neemt toe. Dagelijks zien we berichten van ontslagen, andere visies, andere doelstellingen, en veranderende markten. Veranderen op zich is de meest stabiele factor op dit moment, de verbetercyclus een blijvende focus.
Centrale vraag is hoe organisatie grip krijgen op de toenemende flexibiliteit. Het antwoord ligt op het hogere abstractieniveau van processen.
Flexibiliteit versus controle
Vernieuwing, snelheid en flexibel zijn en inspelen op de veranderende markt zijn cruciale factoren. Er is behoefte aan een snellere ‘time to market’, nieuwe producten en diensten die meer aanslaan en passen voor dit moment. Ontwikkelingen als sociale media, toename van concurrentie via internet en de explosieve groei van data draagt bij aan de druk op flexibiliteit. Maar dit alles heeft ook een keerzijde. Want hoe hou je alles onder controle als organisatie en hoe weet je dat je goed zit?
Analyseren met processen vanuit een ander paradigma
Laten we ons beperken tot de belangrijkste en meest ingrijpende verandering, namelijk op het niveau van de processen. Veel mensen denken bij processen aan stroomschema’s in Visio of een soortgelijke tool. Die fase is achterhaald en zeker niet meer van deze tijd. Gezien de snelheid van verandering en de impact die het heeft is het verstandiger ‘op een hoger niveau’ naar de processen te kijken en mee te werken. Processen moeten overzicht geven, inzicht geven en structuur bieden. Een advies is dus weg te blijven van detailniveau in procesbeschrijvingen en het werken met processen te tillen naar een hoger abstractieniveau. Zoals Einstein al zei moeten de problemen op een niveau hoger dan dat van de problemen zelf worden opgelost. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het vergt niet alleen een andere manier van denken, maar ook van samenwerken en handelen.
Vanuit het historische perspectief
Vanuit de ICT wereld zijn in het verleden de processen als technisch systeem perspectief beschouwd, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt in systeemhandelingen of menshandelingen. Het sociale systeem perspectief (meer denkend vanuit de ‘mens-mens’ handelingen) komt nu samen met technisch systeem perspectief bij organisaties en kenmerkend is dat nu de roep om meer ‘vanuit de business te handelen en denken’ ingeburgerd raakt bij het sturing, controle en grip op de organisatie. Een ingrijpende andere focus dus.
Procesmanagement gaat nu over samenhang, samenwerken en meerwaarde bieden op alle niveaus en organisatieonderdelen. Processen rijgen de visie, missie, doelstellingen, kritische prestatie-indicatoren, resultaten en gedrag aan elkaar.
De meerwaarde van procesmanagement
De meerwaarde van procesmanagement is evident. Overigens is ‘business analyse’ een veelgebruikt synoniem voor procesmanagement. Maar over welke meerwaarde hebben we het? Hieronder een korte opsomming.
Allereerst geven processen inzicht. Dit gebeurt tijdens het maken van een model en erna. Je wordt getriggerd om het proces vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en dit geeft soms een ander beeld dan standaard of gebruikelijk. Uiteraard vergt dit ook een goed inlevingsvermogen en niveau van denken en handelen. Hieruit volgt discussie en er wordt in gezamenlijkheid gekeken naar belang, waarheid en of het echt is en of het goed is. De modellen zijn uitstekende kapstokken om structuur te geven aan discussies.
Ergens zal ook iets moeten worden vastgelegd, gedocumenteerd. Soms een eis vanuit wetgeving (certificatie), soms vanuit kwaliteitsoverwegingen of werkinstructies. De modellen geven vaak een prima basis hiervoor. Modellen kunnen dienen als verificatie. Fouten kunnen structureel en precies worden aangetoond en hierdoor kan de verbetercyclus worden ondersteund. Nog steeds gaat de uitdrukking ‘meten is weten’ op. De prestaties kunnen worden gemeten en technieken zoals simulatie kan worden gebruikt om de factoren die van invloed zijn te begrijpen. De ‘happy (of optimale) flow’ is veelal snel op hoog niveau in kaart gebracht. Interessant wordt het om (bewust) een verstoring in te bouwen en dan te analyseren wat er gebeurt. Daarmee wordt het oplossende vermogen en het vermogen tot verbeteren van organisaties en individuen inzichtelijk. Met modellen kun je ook (in een voorfase) voor scenario’s of animaties gebruiken. Een what-if scenario kan door een eindgebruiker ideaal zijn om in een vroeg stadium al feedback te geven aan de ontwerper. Veelal worden modellen gebruikt als een blauwdruk voor een bouwfase. Op basis van de model wordt de bouwfase gemaakt en de modellen kunnen dus dienen als een “contract” tussen de ontwikkelaar en de eindgebruiker / beheer. Tot slot hoeft het geen uitleg dat modellen kunnen worden gebruikt om een systeem te configureren. Verschuiving van IT naar BT met een ander paradigma op processen Bij organisaties is de tendens merkbaar dat de focus verschuift van IT (Informatie Technologie) naar BT (Business Technologie). Aanhaken bij de business en het liefst pro-actief handelen naar de business toe is de nieuwe focus. Weken met metamodellen, analyseren vanaf een ander niveau. Dat vergt een andere manier van denken, samenwerken en handelen. Adviesgilde helpt graag om de verbinding te maken die nodig is om dit effectief in te richten om ‘in control’ te blijven. Zonder de noodzakelijke flexibiliteit te verliezen.
Gerard Hebenaar mei 2011
